Compliance

Möglicherweise haben Sie Kenntnis von Verhaltensweisen oder Risiken, die die JadeWeserPort-Gesellschaften oder unsere Unternehmenskultur gefährden. Durch Ihren Hinweis helfen Sie, Schäden für Finanzen und Image sowie für die kollegiale Zusammenarbeit frühzeitig aufzudecken. So können wir handeln, möglichst noch bevor negative Folgen eintreten.

Im Hinweisgeberportal sind Meldungen und Anfragen über die Kacheln „Eine Meldung abgeben“ und „Anfrage an die Vertrauensperson Herrn Lindner“ möglich.

Vorgesehen haben wir über die Kachel „Eine Meldung abgeben“ die Kategorien:

• Korruption
• Wettbewerbswidriges Verhalten
• Diebstahl, Betrug, Untreue
• Verstoß gegen Arbeits- und Umweltschutz
• Diskriminierung, sexuelle Belästigung
• Sonstige schwerwiegende Gesetzesverstöße

Informationen zu diesen Kategorien sind im Hinweisgeberportal aufgenommen.

Es kann sein, dass Sie Ihr Thema nicht in den genannten Meldekategorien wiederfinden. In diesem Fall nutzen Sie bitte die Kachel „Anfrage an die Vertrauensperson Herrn Lindner“.

Ihre Meldung geht nicht an den JadeWeserPort, sondern unmittelbar an unsere Vertrauensperson Wolfgang Lindner. Herr Lindner prüft ihre Meldung und leitet bei Bedarf notwendige Schritte ein.

Ihre Identität als hinweisgebende Person wird, soweit Sie Ihren Namen nennen, nur mit Ihrer Einverständniserklärung gegenüber unserer Vertrauensperson an die Geschäftsführung von Niedersachsen Ports weitergegeben. Diese Vertraulichkeitswahrung ist unserer Vertrauensperson vertraglich zugesichert. Sie gilt jedoch nicht gegenüber Staatsanwaltschaft oder Gerichten.

Von Ihnen benannte Zeugen oder Beschuldigte wird die Möglichkeit gegeben, sich zu den Umständen, die Sie berichtet haben, zu äußern, sofern dies zweckmäßig ist. Erforderlichenfalls werden die gemeldeten Informationen auch an die staatlichen Behörden weitergegeben.

Durch unsere Vertrauensperson werden Sie unter Beachtung der rechtlich relevanten Vorgaben über den weiteren Fortgang Ihres Hinweises informiert.

Unsere Vertrauensperson Wolfgang Lindner kann Sie ausschließlich über das sichere Postfach zum weiteren Verlauf Ihrer Meldung informieren. Falls er Rückfragen hat oder Einzelheiten für ihn noch unklar sind, ist der Postkasten seine einzige Kontaktmöglichkeit zu Ihnen. Sie bleiben während des gesamten Dialogs anonym. Wir sind an Meldungen interessiert, um Schäden abzuwenden, nicht an Ihnen als Hinweisgeber.

Wenn Sie ein Postfach erstellen, wird Ihnen zur Meldung eine Fall-ID zugeteilt und Sie müssen ein Passwort wählen. Diese Fall-ID und dieses Passwort müssen Sie verwenden, um Zugang zum Postfach zu erhalten und nachzusehen, ob Sie Fragen erhalten haben. Denn möglicherweise können wir den Fall nicht ohne weitere Informationen von Ihnen abschließen.

Unabhängig davon, ob Sie anonym bleiben oder Ihren Namen angeben, empfehlen wir Ihnen daher, ein Postfach zu erstellen. Dies macht es einfacher und sicherer für uns, mit Ihnen zu kommunizieren.

Wenn Sie es wünschen, bleibt sämtliche Kommunikation mit uns anonym.

Bei diesem Hinweisgeberportal handelt es sich nicht um ein System der JadeWeserPort-Gesellschaften und der Betrieb wird außerhalb unserer IT-Umgebung und unseres Einflussbereiches sichergestellt.

Das Hinweisgeberportal sorgt für den technischen Schutz der von Ihnen übermittelten Inhalte und Ihrer Identität. Ihre Meldung wird durch Verschlüsselungs- und andere spezielle Sicherheitsroutinen anonym gehalten. Die Wahrung der Anonymität im Verfahren ist von unabhängiger Stelle zertifiziert.

Zu keinem Zeitpunkt sind Sie im Meldeprozess zur Angabe von persönlichen Daten verpflichtet. Um die Sicherheit Ihrer Anonymität weiter zu erhöhen, berücksichtigen Sie bitte folgende Punkte:

• Falls Sie anonym bleiben möchten, geben Sie keine persönlichen Daten an, z. B. Ihren Namen oder Ihr Verhältnis zu den Beteiligten. Geben Sie auch keine Daten an, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen.
• Nutzen Sie nach Möglichkeit keine von uns als Arbeitgeber zur Verfügung gestellten technischen Geräte (z. B. PC, Laptop, Smartphone). Insbesondere eine Intranetverbindung kann Ihre Anonymität gefährden.
• Geben Sie den Link zum Hinweisgebersystem direkt in die Adresszeile Ihres Browsers ein und setzen Sie ggf. ein Lesezeichen, um das System später erneut aufzurufen.
• Achten Sie auf die sichere Internetverbindung, dargestellt durch das Schloss-Symbol neben der Adresszeile.
• Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym möglichst unter Angabe der Fall-ID an die Anschrift unserer Vertrauensperson.

Ihre Identität als Hinweisgeber wird, soweit Sie Ihren Namen nennen, nur mit Ihrer Einverständniserklärung gegenüber unserer Vertrauensperson an die Geschäftsführung der Niedersachsen Ports weitergegeben. Diese Vertraulichkeitswahrung ist unserer Vertrauensperson vertraglich zugesichert. Sie gilt jedoch nicht gegenüber Staatsanwaltschaft oder Gerichten.